Die Hauptaufgabe des Ständigen Assistants besteht darin, den Vorstand bei der Erledigung der laufenden Schulangelegenheiten zu unterstützen. Die konkreten Aufgaben sind wie folgt:

1. Während der Unterrichtszeit wöchentlich eine Stunde Dienstbereitschaft, um Fragen von Schülern und Eltern zur Schule zu beantworten.
2. Organisation und Abwicklung der Anmelde-, Aufnahme- und Abmeldeformalitäten der Schüler sowie Weiterleitung der entsprechenden Unterlagen und Informationen an die Archivverantwortlichen.
3. Betreuung der Anfragen an die Schuladresse info@huada.de sowie anderer schulbezogener Anfragen.
4. Unterstützung des Vorstands bei der Betreuung von Gästen sowie bei der Organisation von außerschulischen Aktivitäten.
5. Unterstützung der Prüfungszentrumsleitung bei der Verwaltung der Prüfungsanmeldungen, Kommunikation mit Prüflingen, Beantwortung von Fragen, Gebührenabwicklung, Ausgabe von Zulassungsnachweisen und Zeugnissen.
6. Nach Beauftragung durch den Vorstand gelegentliche Veröffentlichung und Bearbeitung von Informationen auf der Schulwebseite.

Der*die Assistant für Unterrichtswesen unterstützt den Vorstand bei allen Belangen rund um den Unterrichtsbetrieb. Zu den Aufgaben gehören:

1. Unterstützung bei der Suche und Auswahl von Lehrkräften sowie Organisation von Bewerbungsgesprächen und Probeunterricht
2. Koordination von Vertretungsregelungen bei Unterrichtsausfällen
3. Mitwirkung bei der Erstellung von Unterrichtsplänen in Zusammenarbeit mit den Lehrkräften
4. Unterstützung der Lehrkräfte bei Fragen und Herausforderungen im Unterrichtsalltag
5. Mitarbeit bei der Auswahl und Beschaffung von Lehrmaterialien
6. Kommunikationsschnittstelle zwischen Lehrkräften, Eltern und Vorstand
7. Mitwirkung an Maßnahmen zur Qualitätsverbesserung des Unterrichts
8. Verwaltung der Anwesenheit von Lehrkräften und Schüler*innen
9. Unterstützung bei weiteren organisatorischen Aufgaben im Unterrichtsbereich

Der*die Assistant für Innenverwaltung unterstützt den Vorstand bei der Organisation und Verwaltung der inneren Schulangelegenheiten. Zu den Aufgaben gehören:

1. Unterstützung bei der allgemeinen internen Verwaltung der Schule
2. Mithilfe bei der Betreuung und Verwaltung der Schulräume und Einrichtungen
3. Unterstützung bei der Koordination und Betreuung schulinterner Initiativgruppen sowie externer Betreibergruppen

Derdie Prüfcenterleiterin ist für die Organisation und Verwaltung des schulischen Prüfungszentrums verantwortlich. Die Aufgaben umfassen:

1. Aufbau, Pflege und Weiterentwicklung des Prüfungszentrums
2. Aufrechterhaltung der Kommunikation mit relevanten Institutionen in China
3. Öffentlichkeitsarbeit und Bewerbung des Prüfungszentrums
4. Planung und Beantragung von Prüfungen
5. Verwaltung und Vorbereitung der Prüfungsunterlagen
6. Technische Unterstützung und Schulung im Umgang mit dem Prüfungssystem
7. Organisation der Prüfungsräume, Einsatz von Aufsichtspersonal und Durchführung der Prüfungen
8. Nachbereitung und Verwaltung der Abläufe nach den Prüfungen

Der/die Buchhalter/in ist für die Verwaltung der Finanzen und Buchhaltung der Schule zuständig. Zu den Aufgaben gehören:

1. Unterstützung des für Finanzen zuständigen Vorstandsmitglieds bei der Erstellung des jährlichen Haushaltsplans und des Jahresabschlussberichts
2. Verwaltung der Schulbankkonten sowie relevanter Versicherungsunterlagen
3. Führung detaillierter Aufzeichnungen aller Einnahmen und Ausgaben der Schule
4. Verwaltung aller Belege und Nachweise für finanzielle Transaktionen
5. Durchführung des Bankeinzugs von Mitglieds- und Schulgebühren sowie Mahnwesen bei ausstehenden Zahlungen
6. Erstellung und Pflege von Inventarlisten sowie der Liste zuständiger Sachverwalter*innen
7. Zweiwöchentliche Übergabe von Unterlagen und Informationen an dieden Kassiererin während des Semesters
8. Vierteljährliche Erstellung eines Finanzberichts für den Vorstand

Der/die Kassierer/in unterstützt den Vorstand bei der Verwaltung des Barzahlungsverkehrs der Schule. Die Aufgaben umfassen:

1. Zweiwöchentliche Präsenzzeit während der Unterrichtszeit zur Annahme und Bearbeitung von Barzahlungen, Erstattungen und Abrechnungen
2. Verantwortlich für Einnahme und Ausgabe von Bargeld, sichere Aufbewahrung, Belegführung und Führung des Kassenbuchs
3. Monatliche Weitergabe aller relevanten Überweisungsinformationen an dieden Überweisungsträgerin
4. Monatliche Übergabe von Kopien des Kassenbuchs und Originalbelegen an dieden Buchhalterin
5. Mindestens vierteljährlicher Kassenabgleich mit derdem Buchhalterin

Der*die Überweisungsbeauftragte unterstützt den Vorstand bei der Verwaltung aller Überweisungen der Schule. Die Aufgaben umfassen:

1. Erstellung monatlicher Überweisungslisten für Lehrkräfte und Mitarbeitende
2. Durchführung der monatlichen Überweisungen von Vergütungen an Lehrkräfte und Mitarbeitende
3. Abwicklung weiterer Überweisungen im Rahmen der schulischen Ausgaben – in der Regel zweimal monatlich, bei Bedarf auch häufiger

Der/die Webmaster/in ist für die technische Betreuung und inhaltliche Verwaltung der Schulwebseite verantwortlich. Die Aufgaben umfassen:

1. Wartung und Weiterentwicklung der Huada-Webseite
2. Verwaltung der E-Mail-Adressen und Weiterleitungsfunktionen über die Webseite
3. Zuweisung und Verwaltung von Benutzerrechten für verschiedene Nutzergruppen
4. Sicherstellung des reibungslosen Betriebs und der Informationssicherheit der Webseite
5. Schulung und Betreuung der für die Inhaltsbearbeitung zuständigen Personen im Web-Backend
6. Nach Beauftragung durch den Vorstand gelegentliche Veröffentlichung und Bearbeitung von Inhalten auf der Webseite

Der/die WeChat-Konto-Verwalter/in ist für die Pflege und Verwaltung des offiziellen WeChat-Kontos der Schule verantwortlich. Die Aufgaben umfassen:

1. Betreuung und Aktualisierung des WeChat-Kontos von Huada
2. Nach Beauftragung durch den Vorstand das Verfassen und Veröffentlichen von Beiträgen auf dem WeChat-Konto
3. Nach Beauftragung durch den Vorstand auch gelegentliche Veröffentlichungen auf der Schulwebseite
4. Gelegentliches Verfassen und Publizieren von Werbeartikeln zur Schulpräsentation

Derdie Datenverwalterin ist für die Verwaltung der personellen und schulbezogenen Daten verantwortlich. Die Aufgaben umfassen:

1. Erfassung und Pflege der Daten von Schüler*innen, Lehrkräften, Mitarbeitenden und Mitgliedern
2. Zeitnahe Aktualisierung von Änderungen bei Schüler*innen, Lehrkräften, Mitarbeitenden und Mitgliedern
3. Bereitstellung relevanter Daten für die zuständigen Schulmitarbeitenden
4. Erstellung von Listen zur Einziehung von Mitgliedsbeiträgen und Schulgebühren sowie zur Bankeinzugsverwaltung
5. Erstellung und rechtzeitige Weitergabe der Schülerlisten für jede Klasse an die jeweiligen Klassenlehrkräfte pro Semester
6. Erstellung und Bereitstellung von Anwesenheitslisten der Schüler*innen pro Klasse pro Semester
7. Erstellung und Weitergabe von Listen aller Schüler*innen, Lehrkräfte, Mitarbeitenden und Mitglieder an den Vorstand jeweils pro Semester

Der/die Schulgebäudeverwalter/in ist für die Verwaltung und Betreuung der Schulgebäude verantwortlich. Die Aufgaben umfassen:

1. Rechtzeitiges Eintreffen vor Unterrichtsbeginn und Öffnung der Schule
2. Mindestens einmalige Kontrolle während des Unterrichts im Schulgebäude, der Sporthalle und auf dem Schulgelände
3. Nach Schulschluss Kontrolle der Gebäude und Sporthalle sowie Einsammeln zurückgelassener Gegenstände
4. Abschalten von Licht, Schließen der Fenster sowie Abschließen der Schulgebäude und Sporthalle nach Unterrichtsende
5. Umgehende Meldung von Auffälligkeiten oder Störungen an den Vorstand

Der/die Lagerverwalter/in ist für die Verwaltung der Schulmaterialien und Lehrbücher verantwortlich. Die Aufgaben umfassen:

1. Verwaltung der Lagerbestände und der von der Schule angeschafften Lehrmaterialien
2. Erstellung von Bedarfslisten für Lehrmaterialien zur rechtzeitigen Beschaffung durch den Vorstand
3. Umgehende Meldung von Auffälligkeiten oder Störungen im Lager an den Vorstand

Der/die Veranstaltungskoordinator/in & Geräteverwalter*in ist verantwortlich für die Koordination von Schulveranstaltungen sowie die Verwaltung der technischen Ausstattung. Die Aufgaben umfassen:

1. Mitwirkung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen, inklusive technischer Ausstattung und Personaleinsatz
2. Koordination und Betreuung der Veranstaltung vor Ort sowie Umgang mit Notfällen
3. Verwaltung und Instandhaltung der technischen Geräte der Schule
4. Koordination der Zusammenarbeit mit dem chinesischen Schulverein
5. Unterstützung bei der regelmäßigen Organisation von Vereinsaktivitäten